Kaizen既是一個自下而上的過程，也是一個自上而下的過程。為了形成有益的協(xié)同作用，各級管理人員和部分工人都需要參與。沒有經(jīng)驗法則的改善公式，每一個設(shè)置都必須通過艱苦的觀察和記錄來找到最佳的形狀和流動。數(shù)據(jù)很重要，必須在所有重要層面收集這些數(shù)據(jù)。

當(dāng)面對Kaizen概念時，非制造業(yè)經(jīng)常感到茫然，因為這些概念通常依賴于仔細(xì)的過程觀察、精確的測量和細(xì)致的記錄。非制造單位沒有自然測量，其過程難以識別和觀察。

然而，非制造業(yè)中的Kaizen即使在識別過程和找出測量方法方面也是有益的。例如，SIPOC公式可以幫助區(qū)分生產(chǎn)的其他要素，從而隔離出必須是過程的剩余要素。

西雅圖的Swedish Medical Center Hospital就是一個很好的例子，說明了Kaizen對非制造業(yè)的影響。

醫(yī)院管理層認(rèn)為他們必須解決的一個主要問題是：追蹤昂貴的手術(shù)器械。這些設(shè)備往往分散在整個場所，大量的人力、時間和金錢被用來使這些設(shè)備回到正軌。

于是，他們在仔細(xì)地收集了關(guān)于錯誤儀器在病房和建筑物中移動的數(shù)據(jù)后，組織了Kaizen活動。他們準(zhǔn)備了可視化圖表，繪制出他們的日常動作，以及處理這些動作的人。當(dāng)改善事件中出現(xiàn)某些令人震驚的事實時，這些仔細(xì)的觀察和管理得到了回報。