在處理任何任務(wù)或主題之前，應(yīng)該花一些時間進行準備，價值流圖就是這樣。因此，在開始實際的映射過程之前，您應(yīng)該用容易獲得的數(shù)據(jù)武裝自己。確保您能夠訪問并熟悉組織中盡可能多的產(chǎn)品數(shù)據(jù)，而不會給自己帶來負擔。您需要這個，因為您需要確定您將要映射并隨后改進的產(chǎn)品或產(chǎn)品系列。有關(guān)數(shù)量、營業(yè)額和利潤的數(shù)據(jù)很重要，因為在影響最大的地方開始優(yōu)化工作是很有意義的，即對部分或所有這些指標具有最高價值的產(chǎn)品。
選擇要為其創(chuàng)建 VSM 的產(chǎn)品或產(chǎn)品系列后，您應(yīng)該開始繪制它在組織中移動時所經(jīng)歷的操作流程。處理它的最好方法是從邊界開始。首先，您需要確定流程是如何開始的，是什么或誰觸發(fā)了它以及如何觸發(fā)。確定誰是觸發(fā)者以及他們在這樣做后希望提取什么價值是至關(guān)重要的。大多數(shù)情況下，代理將是客戶，但有時它可能是另一個流程的最后一步，是團隊成員或本身不是客戶的外部代理。然后，您應(yīng)該確定該過程如何結(jié)束。除了作為活動的結(jié)束之外，映射的最后一步還包括啟動流程的代理應(yīng)該以一種或另一種方式提取的值。在界限清晰之后，應(yīng)該更容易繪制出從頭到尾引導(dǎo)產(chǎn)品的所有步驟。工藝步驟應(yīng)包含有關(guān)產(chǎn)品所經(jīng)歷的各個階段的信息，并且一個步驟應(yīng)對應(yīng)于一項操作。
除了實際操作之外，在地圖上寫下大量額外信息是非常重要的，這樣地圖才能盡可能有用。時間、資源、頻率、數(shù)量、客戶需求和所有重要指標應(yīng)反映在您對流程的表示中。此外，重要的是不僅要繪制產(chǎn)品流，還要繪制信息流。如何在組織內(nèi)部和外部溝通需求、規(guī)范和需求對于充分理解流程至關(guān)重要，通常有助于進行大量改進和優(yōu)化。
在您收集了有關(guān)當前流程的所有信息并以全面的方式對其進行規(guī)劃后，分析變得更加容易，您可以看到全局。這意味著您現(xiàn)在可以發(fā)現(xiàn)瓶頸、低效和浪費，并思考如何改進當前流程，消除發(fā)現(xiàn)的問題。這樣做將引導(dǎo)您創(chuàng)建第二個版本的價值流圖，以反映您希望的流程，或者換句話說，即其未來狀態(tài)。
在理解并規(guī)劃了所有可用的數(shù)據(jù)、當前的事態(tài)和當前的問題，并設(shè)計了您希望實現(xiàn)的未來狀態(tài)之后，您應(yīng)該繼續(xù)實施它。將改進分為可管理的部分，以便您的團隊能夠更好地理解它們，并分階段制定實施計劃。在進行轉(zhuǎn)換時，保持對所有關(guān)鍵指標的監(jiān)控。